Le registre des visites : un outil de protection ....
Certains établissements n' avaient pas attendu la COViD pour , sans en indiquer la finalité, instaurer à l'entrée un registre "visiteurs";
ce qui a suscité quelques questions des familles sur la légalité du procédé et le rôle des C.V.S quant à ces initiatives .
Depuis l 'épidémie COVID 19 et sa cohorte de mesures de protection , le registre des visites a été officialisé par le ministère (protocole du 20 Avril 2020 et les suivants ) imposant une double contrainte :
- aux visiteurs de s'inscrire à chaque visite en EHPAD
- aux établissements d’être en conformité avec la réglementation applicable afin de garantir la vie privée des visiteurs ; notamment :
la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 (dite "Informatique et Libertés") et le Règlement Général sur la protection des données personnelles (RGPD) 2016/679/ du 27 avril 2016.
Qu'est ce que le registre peut ou ne peut pas contenir ?
La finalité étant de tracer l 'identité des personnes entrant dans l 'établissement les informations de ce registre doivent se limiter à ce qui est strictement nécessaire à ce contrôle des entrées/sorties afin de permettre au personnel autorisé de fournir aux autorités sanitaires les données utiles pour identifier et prendre contact avec les personnes "cas contacts"
- les noms et prénoms du visiteur
- ses coordonnées (si possible téléphonique )
- l 'identité du ou de la résident(e) qui est visité
- le jour de la visite et les heures d' entrée et de sortie du visiteur.
Il n 'y a pas lieu d'inscrire sur le registre des informations sur la santé du visiteur (température, test, symptômes , ..) ; il bénéficie d'une protection supérieure, interdisant généralement le traitement de ces données (Art 9 du RGPD).
Comment informer les visiteurs sur l’utilisation , le traitement de leurs données ?
Les visiteurs dont les données sont traitées dans le cadre du registre des visites doivent recevoir une information préalable. Cette information peut être fournie par exemple : par un affichage à l' accueil de l 'établissement , dans le formulaire visiteur si une inscription individuelle doit être remplie à l 'arrivée , dans le mail confirmant le rendez vous demandé par le visiteur ?
Elle doit comprendre :
- le nom et les coordonnées de l' établissement , (éventuellement celles de la personne chargé de la protection des données )
- la finalité du traitement (protection de la sécurité de l' établissement et de la santé des résidents).
- La durée de conservation des données, ( située en général ente deux semaines et 3 mois elle dépend des besoins de l'établissement) ,
- les destinataires des données (Accueil, direction, les autorités sanitaires).
- les droits de la personne concernant le traitement des informations personnelles données, son droit d’accès et de rectification,
d' effacement et d'opposition, les droits prévus par le RGPD ( limitation , réclamation auprès de la CNIL les droits prévus par la loi
informatique et libertés sur les directives post-mortem.
Protection de ces données : comment le registre doit il être gardé ?
le registre ne doit pas être laissé en libre service , les visiteurs ne doivent pas pouvoir consulter les informations des autres visiteurs .
- Recueil manuel "papier": la solution peut être que la personne en charge de l'accueil note elle même les informations dans le registre ou que les visiteurs remplissent une fiche individuelle.
- Recueil électronique : le fichier doit être sécurisé pour que seules les personnes autorisées de l' établissement puissent y accéder