Le rôle structurant du règlement intérieur du CVS

De fait, si les grands principes régissant le Conseil de la Vie Sociale sont édictés dans les textes législatifs (loi du 2 janvier 2002, articles D311-3 à D311-32-1 du Code de l’Action Sociale et des Familles, modifiés par le décret du 25 avril 2022), c’est véritablement dans le règlement intérieur du CVS que sont précisées les conditions de son fonctionnement.

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C’est ainsi dans ce texte fondateur que vont s’établir la marge de manœuvre de l’instance et ses chances d’impacter réellement le fonctionnement de l’établissement. La rédaction du règlement intérieur devra donc respecter les dispositions explicites du décret, préciser intelligemment les zones de flou laissées dans le décret et introduire les compléments pertinents pour un bon fonctionnement.

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Soulignons aussi que le temps d’appropriation et de discussion autour du règlement intérieur est une occasion privilégiée d’établir une vision partagée de la finalité de cette instance et du rôle des différents participants, garantissant ainsi la sérénité et l’efficacité du futur travail collectif.

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Cette conviction est mise à mal par l’article D311-19 du décret du 25 avril 2022, qui stipule que « le conseil établit son règlement intérieur dès sa première réunion ». Cette précipitation contreproductive peut conduire à adopter « les yeux fermés » le règlement intérieur précédent, avec le risque de compromettre la réussite de l’action future.

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La FNAPAEF recommande donc absolument qu’une réunion préparatoire soit organisée avant la première séance du nouveau CVS, pour présenter en détail le règlement intérieur précédent aux nouveaux élus, afin qu’ils puissent l’amender et/ou l’approuver en toute connaissance de cause. Cette réunion préparatoire pourra être convoquée par le président du CVS sortant ou, à défaut, par la direction de l’établissement. C’est donc un projet de règlement intérieur préparé collectivement qui devra être soumis au vote des membres du CVS lors de la première séance du nouveau CVS.

 

Un modèle de règlement intérieur du CVS est mis à disposition par la FNAPAEF.

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Nous listons ci-après quelques points qui méritent une attention toute particulière :

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• La campagne électorale des candidats au mandat de représentant des personnes accompagnées et de représentant des familles ou proches aidants :

Il est indispensable que les candidats au mandat de représentant des personnes accompagnées ou au mandat de représentant des familles ou proches aidants puissent faire « campagne », comme dans toute autre élection. En l’occurrence, il s’agit simplement de pouvoir se présenter, donner les motifs de son engagement et exprimer ses idées pour contribuer au bon fonctionnement de l’établissement.

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C’est à la direction de l’établissement d’organiser les conditions d’une communication équitable de tous les candidats vis-à-vis des électeurs concernés.

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• La possibilité pour un représentant des familles ou proches aidants ou un représentant des mandataires judiciaires, de continuer son mandat après le décès de la personne accompagnée

Lors du décès d’une personne accompagnée, le représentant des familles et des proches aidants, ou le représentant des mandataires judiciaires concernés doivent pouvoir poursuivre jusqu’à son terme, s’ils le souhaitent, le mandat pour lequel ils ont été élus, comme c’est le cas dans toutes les élections républicaines.

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• L’instauration d’une présidence en binôme

Présider une instance de gouvernance transverse comme le CVS demande de l’énergie et des compétences (relationnelles, d’analyse et de synthèse, d’animation, rédactionnelles…).

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En EHPAD, il paraît déraisonnable de faire porter cette charge sur les seules épaules d’un président lui-même personne accompagnée. Tant que ce point n’est pas traité explicitement dans le décret, il est donc nécessaire de prévoir, dans le règlement intérieur :

- qu’au moins l’un des deux, entre le président et le président suppléant, soit un représentant des familles ou proches aidants, des groupements de personnes accompagnées, des représentants légaux ou des mandataires judiciaires ;

- que soit adopté le vocable "vice-président" plutôt que "président suppléant" ;

- que la charge de présider le CVS soit portée par conjointement par le binôme président/vice-président.

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• La communication entre les représentés et leurs représentants

Il est impératif de donner aux représentants des personnes accompagnées et aux représentants des familles et proches aidants les moyens d’exercer réellement leur mandat de représentation.

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Premièrement, il est donc nécessaire de donner aux représentés le moyen de contacter leur(s) représentant(s), facilement et librement, pour pouvoir faire remonter leurs questions, difficultés, suggestions, etc.

En pratique, cela veut dire que l’établissement doit :

- Editer et tenir à jour un trombinoscope, avec les photos et les coordonnées de tous les représentants membres du CVS (titulaires et suppléants), à afficher de façon visible dans l’établissement, à joindre au livret d’accueil pour remise à chaque nouvel arrivant, à diffuser systématiquement par mail à l’ensemble des référents familiaux et à intégrer sur le site internet de l’établissement s’il existe ;

- Mettre à disposition à l’accueil de l’établissement une boîte aux lettres « CVS » destinée à recueillir les questions, difficultés et suggestions remontées par les personnes accompagnées ou les familles et proches aidants, en complément des éléments remontés par mail.

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Deuxièmement, il est nécessaire de permettre aux représentants de communiquer avec les représentés, facilement et librement, pour leur diffuser les compte-rendu du CVS, partager une information, leur transmettre un questionnaire, les consulter sur des propositions, etc.

En pratique, cela veut dire que l’établissement doit :

- Demander systématiquement aux référents familiaux s’ils sont d’accord pour communiquer leur adresse mail aux représentants des familles, proches aidants et mandataires judiciaires ;

- Transmettre aux représentants des familles, proches aidants et mandataires judiciaires la liste de diffusion obtenue et la tenir à jour.

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• La rédaction, la validation et la diffusion du compte-rendu du CVS

L’enjeu est de relater la teneur des débats de façon complète et rigoureuse pour éclairer la prise de décisions et permettre la construction progressive d’une vision globale collective des problématiques et des réflexions.

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Le compte rendu doit être rédigé par le binôme président/vice-président, à partir des notes du secrétaire de séance, en intégrant les retours des participants sollicités pour relecture.

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Pour être utile, le compte rendu doit aussi être diffusé rapidement à l’ensemble des personnes concernées : tous les participants, toutes les personnes accompagnées, tous les référents familiaux, ainsi qu’à l’organisme gestionnaire et à l’autorité compétente.

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Ces modalités doivent impérativement apparaître dans le règlement intérieur, pour combler les déficiences de la formulation retenue dans le décret (article D311-20 du CASF), qui évoque un « relevé de conclusions », « établi par le secrétaire de séance », « signé par le président » et "transmis en même temps que l’ordre du jour du CVS suivant pour adoption par le conseil", soit potentiellement avec un décalage de plusieurs mois...

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